新档案法中电子档案的法定要求

发布时间:2020-08-11 14:11:34

导语:面对滚滚而来的信息化大潮,社会各界已经认识到电子档案正在成为档案管理的主要类型,亟需纳入档案法之中。

面对滚滚而来的信息化大潮,社会各界已经认识到电子档案正在成为档案管理的主要类型,亟需纳入档案法之中。然而,数字信息的易变性对档案的稳定性构成极大冲击,究竟什么样的电子记录才能够成为档案?这是电子档案走上法治化管理之路时需要面临的首要问题。新修订的档案法第三十七条给出了明确答案——“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”这是对国内外关于电子档案形成和管理要求的高度凝练,具有深厚的理论、实践和规范基础。

来源可靠

“来源可靠”中的“来源”是一个综合性的概念,包括责任者、活动、时间、系统等多个方面。其中,责任者是档案学经典理论“来源原则”中来源的本义,是指电子档案的法定形成者,包括机构或个人。活动则是“新来源观”中的“概念来源”,指产生电子档案的职能活动,活动来源赋予档案原生性信息的特征。时间是指电子档案的形成时间,明确电子档案来自何时,是对责任者和职能活动的重要补充。系统是指创建、处理、传输电子档案的软硬件系统,是电子档案特有的新来源,责任者、活动、时间等来源都需要通过系统来授权、确认、记录和证明。这4个方面共同构成电子档案的来源。

“来源可靠”是指电子档案由经过授权和确认的法定形成者,在既定的业务活动中,在特定时间,使用安全可靠的系统形成。国际标准《信息与文献—文件管理》和国家标准《电子档案管理基本术语》等标准规范对上述要求有类似的说明。比如《信息与文献—文件管理》规定可靠的文件“应在事务处理或与其相关的事件发生之时或其后不久,由直接经办人或开展业务活动的系统形成”。《电子档案管理基本术语》规定:“具有真实性的电子档案由特定机构使用安全可靠的系统软件形成,没有发生被非法篡改或者误用过的情况,能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。”

程序规范

“程序规范”是指电子文件形成、归档、保存和利用服务的过程遵循一定的制度规范要求,符合国家相关法规标准的规定。由于数字信息的记录特性和信息技术环境的快速变迁,一份电子文件在形成到归档、保存的整个生命周期中,不可能不发生变化,其存储载体、存储格式、编码构成甚至构成要素都可能发生变化。在这种情况下,不能强制性要求电子档案的“不变”,而是化对象控制为过程控制,通过对管理过程的规范化控制实现对管理对象的控制。

“程序规范”呼应了《电子文件管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》中关于全程管理、标准规范等管理原则的规定。与此同时,《电子签名法》《电子文件管理暂行办法》也为电子文件、电子档案在形成和管理过程中可能发生的合法变化提供了备注。前者规定,“在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性”;后者规定,“在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。”电子档案是否以及如何遵守规范的程序要求,可以通过详细的背景元数据和过程元数据来记录和审计。因此,元数据是电子档案管理规范必不可少的关键内容,背景元数据和过程元数据则是电子档案元数据的重要组成部分。

要素合规

“要素合规”是指电子档案构成要素合乎规范要求。关于电子档案构成要素,国际档案理事会电子文件委员会于1997年在《电子文件管理指南》中提出的“三要素观”最为普及,即电子文件由内容(content)、结构(structure)和背景(context)构成。在美国、欧盟等国家和国际组织的一些电子文件管理规定中则增加了外观(presentation)这个新要素,电子档案在长期保存过程中,内容、结构和背景不可改变,但是呈现方式可能会变化。这些不同的观点提醒我们,电子档案的构成要素是分散的、复杂的,部分要素还可能是可变的,档案管理者需要开展有针对性的识别并进行明确规定。

随着管理实践的展开,档案界对于电子档案构成要素的认识更为深入。不同种类的电子档案,其具体的构成要素不同,相关的规范要求也有所区别。比如《电子文件归档与电子档案管理规范》要求“电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整”;《政务服务事项电子文件归档规范》规定政务服务事项电子文件组件包括“归档办件形成和获取的表、证、单、书等文本、数据及图像、音频、视频等多媒体文件”。“要素合规”并不强求所有要素的完整,而是允许管理者根据规范要求和实际情况进行一定的取舍,比如《政府网站网页归档指南》指出“网页信息收集时应完整收集页面中的可视静态内容,包括文本、静态图片等,页面中的动画、音视频、脚本、URL等内容,在保证真实性、可用性和安全性的情况下也可以进行收集”。

根据新修订的档案法,满足“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案即可获得档案的法定身份,获得“与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用”的法律地位。可以预计,随着新档案法的贯彻实施,这三个方面的要求也将成为我国未来一段时间电子档案管理制度规范的核心主题。

    原载于《中国档案报》2020年8月6日 总第3560期 第一版


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